Elementos del PTEE
El PTEE deberá contener los procedimientos encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción y/o los Riesgos Soborno Transnacional.
De acuerdo con las mejores prácticas internacionales, un PTEE deberá redactarse en forma simple y clara, de manera que pueda ser entendido por cualquier persona que tenga acceso a él.
El PTEE de la Entidad Obligada deberá cumplir con los siguientes elementos:
Diseño del sistema
El diseño del PTEE deberá hacerse con fundamento en una evaluación exhaustiva de los riesgos C/ST (matriz de riesgo de corrupción y/o matriz de riesgo de soborno transnacional) que cada entidad obligada haya identificado y deba mitigar.
El PTEE deberá precisar las responsabilidades asignadas a los administradores y al Oficial de Cumplimiento, respecto de la correcta puesta en marcha del PTEE, que deberá constar por escrito.
Auditoría y cumplimiento
Así como las actividades de una entidad obligada cambian a lo largo del tiempo, también mutarán los Riesgos C/ST a los que esa empresa esté expuesta. Por lo anterior, los PTEE deben ser dinámicos y estructurados de forma tal que puedan ser fácilmente modificados.
En efecto, la mayor o menor complejidad de un PTEE dependerá, entre otros factores, de los riesgos C/ST, la pertenencia a grupos empresariales, las actividades económicas que desarrolle la entidad obligada, los países en que opere, las personas con las que contrate y los tipos de contratos estatales que celebre.
Con el fin de que en la entidad obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del PTEE se deberá designar un Oficial de Cumplimiento, conforme a las instrucciones establecidas en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
Divulgación y capacitación
Para evitar de manera efectiva la corrupción, los empleados, administradores, asociados y contratistas de la entidad obligada deberán conocer adecuadamente el PTEE. Para este efecto, la entidad obligada deberá poner en marcha mecanismos idóneos para la correcta comunicación y pedagogía del PTEE.
Conforme a lo anterior, el PTEE deberá ser divulgado dentro de la entidad obligada y a las demás partes interesadas que considere la empresa y el Oficial de Cumplimiento conforme a su política de cumplimiento, en la forma y frecuencia para asegurar su adecuado cumplimiento, como mínimo una vez al año.
La adecuada capacitación de los empleados, administradores, asociados y contratistas (conforme a los factores de riesgo identificados) podrá proporcionarles el conocimiento y las habilidades requeridas para que puedan ejecutar apropiadamente el PTEE. De esta forma, estarán en mejor posición para enfrentar de manera eficaz, los desafíos que plantea la lucha contra la corrupción.
En todo caso, tanto la comunicación como la capacitación implicarán un esfuerzo continuo de actualización que deberá reflejar los cambios que presente el entorno de la entidad obligada respecto de los Riesgos C/ST.
La divulgación y las capacitaciones deberán quedar debidamente documentadas.
Asignación de funciones
La entidad obligada deberá precisar de forma clara en el documento que contemple el PTEE, las personas a las que les corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias frente al diseño, implementación y ejecución del PTEE, sin perjuicio de lo específicamente establecido el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
Al hacerlo, la entidad obligada deberá tener en cuenta que esas funciones y facultades deben traducirse en reglas de conducta que orienten la actuación de sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas. De esta forma, tales asignaciones deberán constar por escrito.
En tal sentido, para la entidad obligada debe ser claro que el funcionamiento del PTEE requiere de la participación de varios sujetos, y que, si bien existen funciones específicas asignadas, la interacción de todos los responsables es fundamental para un adecuado diseño, funcionamiento, implementación, ejecución, cumplimiento y efectividad del PTEE.